加强档案管理，助推物业企业上水平(精选多篇)

物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件，这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。

随着房地产尤其是物业管理市场的建立和完善，现代物业企业对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在

现代物企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。

一、 加强档案管理，经济效益上水平

实现经济效益是企业追求的目标，物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。

一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如：1999年10月16日下午，马乐与同学到天津市河东区丽苑小区云丽园荡秋千，在玩耍中马乐不慎被秋千顶端的轴夹破手指，后经手术，右手中指末节部分被截指。马乐因此将该秋千购置单位小区开发商与天津市幼教用品实业公司以及小区物业管理公司告上法庭。要求赔偿原告医疗费、残疾者生活补偿费、精神损害赔偿费、陪伴费等经济损失共计60417.8元。后经查证，物业公司于2014年1月1日正式接管该小区进行物业管理，事发时物业公司尚未对云丽园进行物业管理，所以法院不支持原告要求物业公司进 行赔偿的主张。

再比如，2014年7月18日碧华里小区5号楼4楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近10万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。

一个物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。

另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。

二、 加强档案管理，领导决策上水平

北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷《资治通鉴》。档案资源是历史的活化石，使历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业协会和物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。

首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。

三、 加强档案管理，竞争能力上水平

物业企业的发展主要靠市场开发和提高原有项目的收缴率两个基本途径，档案管理对这两个方面都是有帮助的。

加强档案管理，辅助市场开发。比如，2014年7月10日在东丽区政府招投标过程中，东丽区政府采购中心负责人专程到我公司档案室参观考察。规范的档案也证明了我公司不愧为一级资质的科学管理的大型的物业管理公司，令东丽区政府采购中心负责人刮目相看，规范的档案为在物业的招投标中脱颖而出，一举中标起到一定的作用。

挖掘档案潜力，提高物业收缴率。物业企业应在档案的基础上，及时总结，建立企业自己的资料库，包括服务教材、对法律法规的解释、对某一共性问题例如装修、业主缴费等业主有疑问如何解释等。这样的资料多了，就形成了企业自己的无形资产，它的实际作用是巨大的，可以产出可观的经济效益。当服务人员遇到任何问题时，只要一查，所有的必要信息和相关流程、作业方法、经典案例等都能了解和掌握，同时，员工也可以在网上随时存储相关信息，并化为行动。这样的服务功能，不仅工作效率提高，而且客户满意度也会提升。

物业企业竞争已经上升为知识竞争，通过从档案和资料库或数据库获取所需的

知识资源，更为迅速、省钱、便捷，更重要的是切合企业需要。因此，知识、经验的获取和积累对企业竞争力的帮助极大，可以培养企业的创新能力和集体创造能力。

四、 加强档案管理，企业文化上水平

物业企业是典型的服务企业，企业文化的建立与传承决定了这一企业的发展是否长远，因此有必要对档案加强管理，因为它对企业文化是有帮

助的。

开发档案资源不仅能产生经济效益，也能起到稳定企业的作用。，面对时下盛行的物业人员跳槽风，跳槽人员带走管理经验怎么办？更重要的是业主对新管理人员有一个认识熟悉过程，在这一过程中满意度肯定会下降，直接影响收缴率。应认识到问题的严重性，首先要做好管理人员的人事档案工作，从中发现问题，向领导建议解决流动性强的问题。其次是对管理人员日常的业主档案、使用的工程档案、尤其是好经验、好做法注意收集整理、及时归档。保证了企业在人员跳槽的情况下能照样服务照样发展，为企业的稳定和发展解决了后顾之忧。从某种程度上可以说，一个企业档案资源开发利用的程度决定着企业的生存与发展。

培训工作是物业企业发展的必要而迫切的事情。学习的内容除了其他企业好的经验，利用企业档案资源进行开发和享用，也是很重要的方面。由于物业工作的往复性和受众宏观上的一致性，决定了物业服务经验的可重复性。利用典型案例、经验讲解、举案说法等形式经常性地开展培训教育活动，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力。

物业企业应重视以企业商标档案为代表的企业文化档案的管理工作。随着经济发展，物业企业面临新的机遇和挑战，在提高自身竞争力的同时，必须注重企业商标档案的管理。因为注册商标是企业形象的标志，是企业的无形资产，也是企业财富的主要组成部分。而商标档案是确立和保护驰名商标专用权的凭证，首先要提高对商标本身价值的认识，重视对商标档案的宣传和管理，以在竞争中赢得商机。其次是收集应完整准确，因为商标的形成经历了较长时间，要多方合作。最后商标的利用多为原件查阅，从保护角度，要规范查阅和借阅制度，由专人专管。

五、 加强档案管理，社区和谐上水平 ……此处隐藏6080个字……机遇和挑战，要使前进中的物业管理发展得更快、更规范、更有生机，除在管理体制上向社会化、企业化、市场化方面发展外，还必须进一步树立科学、正确的经营思想，不断提高经营管理水平。

一、树立品牌意识，加强品牌塑造

作为一种无形资产，品牌的效用是任何广告所不能比拟的，物业管理品牌形象所形成的口碑效应不仅能给物业管理公司带来超额利润，而且能作为开发商招揽顾客的卖点，极大地促进物业的销售。虽然不少物业管理公司已深刻认识到了这一点，但囿于诸多因素的限制，他们对物业管理品牌效应的认识尚流于表面，所谓的品牌竞争往往如隔靴搔痒，并不能最大限度地提升自身物业管理服务的市场竞争力。各物业管理公司应该结合实际需要，积极探索，大胆实践，按照塑造品牌的高标准、严要求，以创建整洁、文明、高雅、安全、方便、舒适的人居环境为目标，通过严谨、高效的科学管理，倡导“随时随地、尽心尽力”的服务理念，为业主提供优质服务。初创品牌后，物业管理公司要适时地进行品牌运营，一方面要利用品牌效应为企业扩大市场服务，提高市场占有率；另一方面又要保护品牌，既要运用法律手段提供知识产权的保护，又要通过不断的努力保持并进一步提高物业管理服务质量。

二、进行资本运作，实现规模经营

实施规模化经营以及由此而来的低成本优势一般是在一个行业步入成长期后，企业为求得其发展所采用的策略。而物业管理所具有的服务性和微利性特点，使物业管理在产生时就要求其经营必须达到相当的规模。因此，对物业管理企业而言，进行资本运作、实施规模化经营、获得规模效益不仅仅是企业发展壮大的重要因素之一，更是其赖以生存的基础和重要关键点。

随着物业管理企业化、专业化、社会化程度的不断提高，某些具有一定实力的物业管理公司应该在市场竞争中进行资本运作，通过适当的资产重组和企业兼并，形成跨行业、跨部门、跨地区的企业集团公司，同时，以规模经营为目标，进行四个方面的拓展。一是扩大经营规模。物业管理是微利服务行业，只有通过扩大规模，降低成本，一业为主，多种经营，提高管理服务水平，才能生存发展。二是扩大管理类型。新老住区、零散住宅、农民住宅、学校、银行、商场、医院、酒店等，都应纳入物业管理市场范围，成为各物业管理公司竞争的目标和服务的对象。三是扩大地域范围。特别是各省会城市、计划单列市，以及各中等城市，由于其集聚效应强，辐射范围广，应该是各大型物业管理公司努力拓展发展空间的区域。四是扩大品种类型。应积极开拓系列产品业务，为社会提供服务，增加企业经济效应，丰富专业内涵，同时有效地支持物业管理主业的发展。

三、实施多元化经营，提高专业化水平

如何摆脱物业管理低利润的状况，积累其存续和发展所需的资金，成为物业管理经营者共同面临的难题。根据国内外的成功经验，物业管理企业依据自身的优势，实施多元化经营是降低单一经营风险、回避业务萎缩和扩大规模的有效途径。物管公司可结合自身实际，逐渐跨行业经营。如依赖物业管理企业自身的独特优势，在管理的住宅小区内大力开办第三产业，这不仅方便了小区居民生活，还为物业管理公司创造了收入，也弥补了物业管理费的不足。当然，多元化发展在降低单一经营风险的同时，也增加了进入其它行业而带来的风险，必须注意结合实际，凸现优势，在多元化发展中处理好与专业化发展的关系，使二者协同配合，共同打造可持续发展的物业管理品牌企业。

在实施多元化经营的同时，要不断提高专业化水平，树立专业化经营理念，成立专业化的物业管理公司。所有房屋的物业管理应由独立经营的专业化物业管理公司管理，由业主与物业管理公司签定协议，从而保证住区物业管理的水平的连续性和服务质量的不断提高。国家也应该明确专业化物业公司的法律地位，并在产业政策上支持其跨地区发展，形成物业管理行业的集团公司和名牌企业。同时，物业管理的专业化还体现在物业管理未来的经营方式上，一种方式是继续

传统的组织方式，物业管理公司拥有同素质的管理人员，公司下设不同的维修和服务队伍；另一种方式是物业管理公司只配备必须的管理人员，对房屋的维修、清洁、保安等全部依赖市场竞争所形成的社会分工，需要时由物业管理公司通过招标、分包或临时购买等方式解决，从而在更深的层次上实现了物业管理的专业化。后一种方式在组织上更具有灵活性，成本上更具有优势，因此更能适应未来市场竞争的需要。

四、完善管理手段，进行集约化经营

由于种种原因，目前物业管理手段落后，智能化水平低，还基本上处于简单的手工操作阶段。这种粗放、低水平的管理、不仅制约了物业管理的进一步发展，而且与市民所需要的那种多层次、多样性、全面规范的管理极不相适应。因此，依靠科学规范的严格管理和高素质的员工队伍，走集约化经营的道路，是我国物业管理实现其可持续发展的必然选择。这需要从以下两个方面对我国的物业管理企业进行改造：一是企业员工知识技能的学习和积累，包括员工个人的知识技能水平与结构以及企业员工的整体素质与知识技能结构。物业管理企业应该通过培训、对外合作、在实践中的创造性的“干中学”以及招聘优秀的人才从事物业管理等多种手段全面提高员工素质。同时采用先进的管理手段，实施减员增效，降低企业管理成本。二是技术设施的完善。技术设是一个由一系列配套的技术决窍、设施装备和技术

规则构成的，包括软件和硬件及其协同作用的有机系统。物业管理企业应该加强小区智能化设施建设，同时加强对旧小区智能化设施的建设和改造，提高物业管理手段。

五、树立人才竞争理念，提高从业人员素质

我国现阶段，从事物业管理的人员不少是老弱病残，知识层次低，缺乏职业技能。特别是高水平专业化人才匮乏，制约了物业管理向高水平、深层次发展。一方面，高层次物业管理人才少，能够适应大厦、酒店、写字楼、高档住宅区管理的专业人才明显不足，能够担任物管企业经理、副经理或部门经理等中层以上专门管理人才更少，尤其是能够适应智能建筑物业管理的专业人才严重缺乏。另一方面，复合型物管人才少，在物业管理公司中既能胜任自己所分管的工作，又能撑握其他专业技能的一专多能的人才偏少，能够通过多种经营为企业带来较大效益的人才更少。对此，物业管理公司应树立人才竞争理念，不仅要通过给待遇、给位置，从社会上招聘能人，同时要加强员工的培训，从员工中发现人才、培养人才。要制定计划，分期分批对各类人员进行专业培训，要根据管理人才的实际情况和工作需要，定期或不定期对在职人员举办专题学习；要从在职管理人员中选拔有培养前途的员工，参加企业管理专业学历教育，为企业发展培养后备人才；可以通过理论研讨、听专题讲座、举行专项训练等形式，提高物业管

理人员的理论水平和业务素质。同时，还可以通过组织物业管理人员到国内外考察，学习借鉴其它同类企业物业管理的成功经验和作法，取人之长，补己之短。

加强制度创新提高干部档案管理水平

加强企业文化建设 促进管理水平提高

加强执行力提高企业管理水平

加强效能监察 促进企业管理水平的提升

加强企业档案管理的几点思考与对策