公司存货管理办法

XX公司存货管理办法

第一章  总  则

第一条  为规范和加强XX公司（以下简称XX公司）存货管理，保证国有资产安全完整，如实反映各类存货的购入、消耗、结存，促使各类存货合理供应、储存和节约使用，加速资金周转，根据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》《企业内部控制基本规范》等有关法律法规和规范性文件, 参照《XX集团投资集团有限责任公司存货管理办法（试行）》（XX集团办〔2019〕31号）规定的相关要求，结合公司实际，制定本办法。

第二条  本办法所称存货，是指各单位在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等，通常包括原材料、在产品、半成品、产成品、库存商品、委托加工存货、低值易耗品及其他存货。

第三条  本办法涉及的有关业务，应当遵守国家有关法律法规及集团公司的有关规定。

第四条  本办法适用于XX公司。

第二章  组织与职责

第五条  公司存货管理实行统一领导、分级负责、归口管理、权责结合的管理模式，财务部门、实物归口管理部门与使用保管部门分工配合，确保存货安全，以销定产，优化库存管理，避免积压。

第六条  公司应当根据实际情况，对存货管理的职能，包括价值管理、实物管理和使用保管等进行合理界定，明确岗位职责，配备相应的管理岗位和人员；建立不相容岗位分离和实物与价值协同管理的机制，对存货从计划、采购、验收、入库保管、领用（消耗）、库存及盘点到财务结算与核算的整个存货流转环节实施全过程管理。

第七条  为加强公司存货管理，公司成立存货管理领导小组。
组    长：公司领导（分管财务工作）
成员单位：财务部、企业管理部、物资供应公司、总调度室、后勤服务中心。

领导小组下设管理办公室，办公室设在公司财务部。

第八条  公司财务部是存货价值的反映和监督管理责任部门，职责如下：

负责制订存货管理办法；

负责存货核算业务，如实反映存货增减变动和减值准备计提情况，提升资源配置效能；

配合实物归口管理部门组织定期清查盘点，确保账实相符；根据盘点结果及时进行盘盈、盘亏的账务处理，根据实物状况做减值测试。

第九条  企业管理部是库存物资的管理部门，职责如下：

负责监督指导存货物资实物管理单位做好库存物资管理，协调解决有关问题；

组织存货物资实物管理单位做好库存物资控制，做好库存结构分析和账龄分析，合理控制库存额度；

组织做好年中及年末库存盘点工作，确保账实相符。

第十条  物资供应公司是存货物资的实物管理单位，职责如下：

负责公司物资供应管理工作，根据存货的类别、特点，制定具体的存货实物管理规章制度；

负责对存货需求计划进行汇总，平衡利库，编制采购计划；

负责存货的采购、验收、入库、保管、出库、调剂及处置等工作，并提出改进建议；

负责建立不相容岗位责任制，对存货的安全性、完整性负责；

配合价值管理等部门做好存货的投保、索赔等工作；

负责建立库存分析管理机制，进行月度库存结构分析和库存账龄分析，制定存货清理台账，经相关部门鉴定、核查，决策机构审批后，实施处置工作；

配合相关部门做好年中及年末存货盘点工作，并出具盘点表。

第十一条  总调度室是库存商品的实物管理部门，职责如下：

负责与销售集团确认每月销售商品的数量；

负责确认每月末库存商品数量；

负责组织公司生产技术部、露天煤矿、储装中心每月末对公司库存煤盘点工作；

每月末由生产技术部出具测量结果并报总调度室，总调度室负责盘点数据报表上报工作。

第十二条  后勤服务中心是指医药、餐饮存货的实物归口管理部门，职责主要包括：

对医药、餐饮存货按照食品药品监督管理部门要求及行业规定等，制定具体的存货实物管理规章制度；

负责医药、餐饮存货的采购、验收、入库、保管、出库及处置等工作，建立不相容岗位责任制，对存货的安全性、完整性负责；

确保医药、餐饮存货在保质期内及时使用，防止发生药品和食品过期的现象；

每月末负责医药、餐饮存货的实物清查盘点工作。

第十三条  公司各单位是存货的使用管理部门，具体职责如下：

各单位应建立存货管理制度，存货的存放和管理应指定专人负责，不得以任何理由形成账外物资；

各单位根据设备状态、生产任务，编制本单位使用计划，并按批准的计划使用；

各单位应建立不相容岗位责任制，应设立存货出入库登记簿，并负责本单位存货的验收、保管、领用，对存货的安全性、完整性负责；

随时跟进存货使用情况，如出现质量问题，及时向相关部门反馈。

第三章  采购与请购管理

第十四条  公司应结合本单位业务特点和限额管理有关规定，编制存货年度、季度和月度采购、生产、存储、销售计划和预算，并按照采购计划和预算办理采购手续，严格控制计划外和预算外采购。

第十五条  采购原材料、备品备件等大宗存货前，存货使用部门应根据生产经营计划和存货存量，平衡请购计划，编制季度、月度请购计划，经审批后提交本单位有关采购部门；其他不常用、临时性存货采购，在需用时由各使用部门履行请购程序。

第十六条  公司对物资采购实行集中统一管理，物资采购应当依据批准的计划执行，应当遵循以下原则：

公开、公平、公正的原则；

诚实信用和维护公司利益的原则；

依法合规兼顾效率的原则。

公司所有的采购活动需按照XX集团集团及公司的有关规定和程序执行。

第四章  验收管理

第十七条  物资供应公司应对到货的各种存货，根据订货合同和相关规定，组织相关单位、部门开展存货数量、质量和品种规格验收，经验收合格后，方可办理入库。

第十八条  在验收时，发现品种、品牌、规格、型号、质量、等级、款式、数量不符，或存在缺损、包装损坏、与样品或合同不符等情况，验收人员应当拒收，并立即报告供应等相关负责部门，根据验收情况和责任，办理退货、补货、更货、索赔或要求进行折让，在问题解决之前，物资供应公司不得向财务部申请付款。

第十九条  进行验收、异议通知、拒收、处理相关争议、结算等工作，各责任部门和责任人必须严格按照采购合同约定和XX公司有关规定，规范出具相关文件、文书等，并作为采购合同履行的重要证据材料，集中妥善保管，在合同履行完毕后形成合同履行档案，交档案管理部门统一归档。

第二十条  存货经验收无误后，有关人员按照职能分工将验收入库单、采购订单和发票等，签字后送财务部办理结算手续，财务部按照规定进行账务处理。月末，对于货物已到且验收入库，但发票账单尚未到达的，依据签订合同单价办理暂估入库。

第四章  出库管理

第二十一条  存货办理出库应按以下规定执行：

存货的发出必须依据用料部门填写的领料凭证（领料申请单，下同）办理领用手续，没有正式领料凭证或手续不全的均不予发料；

应根据存货领用用途情况分别按生产领料、维修领料、安全领料、项目领料、福利部门领料等填制领料凭证，以明确存货使用用途和去向；

领料凭证应连续编号，领料申请单上的品名、规格、单位、发料仓库、数量、项目、用料部门和领料日期等必须逐项填写清楚，数字不得更改；

领料凭证应按内部职责和人员分工、权限，进行审批签字后才能领料；

领用的贵重材料，在领出后指定专人保管，并采取安全措施，以防丢失；

视为材料领出的生产用低值易耗品如工器具、量器具，必须按规定的使用期限，以旧换新。领出后应按人建立保管卡，明确保管使用责任；

财务部依据领料凭证，按照相关规定进行账务处理。

第二十二条  各单位不得以不计价的实物交换或无偿私自赠送等方式办理存货出库手续；不得低价出售各类存货。

第六章  退库管理

第二十三条  为保证生产成本和工程成本计算的准确性，各月末以及某项工程完工时，用料部门应将剩余材料退回仓库，办理退料手续。

第二十四条  退料入库的存货应按照存货验收规定，严格检验，逐件核对质量，符合标准后方可验收入库。

第二十五条  退料部门用红字填写有关领料单，并填明退料项目、材料规格、型号等，以冲减原领料有关项目。财务部依法依规进行会计核算。

第七章  清查管理

第二十六条  财务部于每月月底前核对存货明细账与存货管理部门实物明细账，以确保存货账账相符。

第二十七条  每月月末，各单位经营管理部应稽核存货的实收数量、品种、规格等是否与入库单、验收单一致，有无以少充多、白条抵库等行为；稽核仓库出库数量、品种、规格型号是否与出库单一致，有无已办理出库手续而尚未出库、已出库而尚未办理出库手续等现象。

第二十八条  存货实物管理部门应建立严格的存货清查盘点制度，制定清查盘点方案，应联合相关部门每年对存货至少进行一次全面清查盘点，以确保账实相符，并向财务部提交清查盘点报告。

第二十九条  清查盘点各类存货采用永续盘存法，按账面结存数进行盘点，做到账实相符。

第三十条  清查盘点中查出的属于超过保管期限或者长期积压的存货，应列出明细表并妥善分类保管，以便及时调剂使用或销售处理，减少存货的积压。

第三十一条  存货清查盘点中出现盘盈的，应由使用保管部门编制专项说明材料，阐明存货盘盈情况，提供价值确定依据，财务部对采购部门提供的价值确定依据进行核实，提出财务处理建议后，报公司审批。

第三十二条  盘盈存货应按照存货验收规定，严格检验，符合标准后方可验收入库。

第三十三条  清查盘点中发现有霉烂、变质、锈蚀、毁损或长期积压的存货，要经过采购、保管、生产等有关部门鉴定，必要时经技术检验和化验，物资供应公司填制存货毁损报废单，并编制专项说明材料，阐明存货毁损原因，报公司审批。

第三十四条  毁损报废存货应按照《XX集团集团有限责任公司资产处置管理办法（试行）》进行实物处置。

第三十五条  各单位存货清查盘点中出现盘亏的，应按以下方式、程序进行处理：

材料存货规格收错、发错、记错造成盘亏的，履行公司内部决策程序后，通过材料规格调整处理；

其他原因造成的存货盘亏，由公司审批处理并报集团公司备案。

第三十六条  各单位存货管理部门与财务部门结合盘点结果对存货进行分析，根据《企业会计准则》有关规定确认是否需要计提跌价准备，经公司总经理常务会审批后，进行会计处理。

第七章  监督与检查

第三十七条  公司应建立健全存货入库、保管和出库责任制度，设置存货管理考核指标，每季度纳入绩效考核。

第三十八条  各职责部门和单位应加强各类存货入库、保管和出库合法合规性检查，及时发现问题，加大对存货管理中存在的违规、违纪行为的查处力度。

第三十九条  在存货管理中，有下列行为之一，且造成经济损失的，依照公司有关规定追究相关人员责任。

因责任原因，导致存货霉烂、变质或毁损报废的；

因经营管理不善，导致存货盘亏的；

未按规定程序报批而随意报废存货、处理存货盘亏事项的；

因恶意经营，导致原材料、产成品等积压并产生实物损失的；

其他应追究责任情况。

第九章  附则

第四十条  本办法由XX公司财务部负责修订和解释。在施行过程中，如遇国家有关法律法规、政策、规定、制度发生变更时，以国家颁布的最新规定为准。

第四十一条  本办法自发文之日起施行。原《XX公司存货管理办法》（**财字（2009）13号）同时废止。